Caramelle brandizzate per conferenze: il manuale di un organizzatore

Le caramelle di marca per le conferenze dovrebbero fare di più che riempire ciotole. Dai a ciascun punto di distribuzione uno scopo chiaro, collega il suo codice QR a un utile passaggio successivo e decidi in anticipo come misurerai la risposta. Questo playbook associa le caramelle al percorso del partecipante senza trasformare ogni punto di contatto nella stessa promozione generica.

Inizia con l'obiettivo della conferenza

Scegli un lavoro principale prima di scegliere un prodotto o un design di involucro. Un batch della conferenza può aiutare i partecipanti a trovare l'agenda, raccogliere feedback sulla sessione, partecipare a un'attività di networking, scoprire contenuti degli sponsor o continuare con una risorsa on-demand dopo l'evento. Cercare di posizionare tutte e cinque le azioni in una scansione di solito crea una destinazione affollata.

Scrivi un brief di una frase per ogni lotto pianificato:

Quando i partecipanti ricevono questa caramella al [touchpoint], eseguono la scansione su [azione] e noi misuriamo [risultato].

Ad esempio: "Quando i partecipanti ricevono questa caramella dopo il keynote di chiusura, eseguono la scansione per completare il sondaggio dell'evento e misuriamo i sondaggi completati da quel lotto." La frase forza il momento della distribuzione, la destinazione e la metrica a concordare.

Se hai bisogno di un ripasso sulle destinazioni reindirizzabili e sui rapporti di scansione, leggi la guida completa ai codici QR sulle caramelle prima di creare la campagna.

Mappa le caramelle brandizzate sul percorso della conferenza

Registrazione: elimina un problema pratico della prima ora

La registrazione richiede un volume elevato di passaggi, quindi la destinazione QR dovrebbe aiutare immediatamente. Collegamento all'agenda mobile, alla mappa dei luoghi, alle istruzioni Wi-Fi o alla pagina in cui i partecipanti creano il loro programma. Inserisci le stesse brevi istruzioni accanto al codice QR e nello script di consegna del team di registrazione: "Cerca l'agenda di oggi" è più chiaro di uno slogan generico del marchio.

Un formato tascabile come la bustina di menta e xilitolo può essere inserito in un pacchetto di badge. La pagina del prodotto live è la fonte delle specifiche attuali, delle opzioni di ordine e dei tempi di consegna stimati; usa questi dettagli quando pianifichi quantità e scadenze.

Sale delle sessioni: fai una domanda mirata

Posiziona le caramelle all'uscita anziché all'ingresso quando la destinazione è un modulo di valutazione della sessione. La tempistica rende l'azione comprensibile: i partecipanti hanno appena ascoltato la sessione e possono rispondere mentre è fresca. Mantieni il modulo breve, assegna un nome automatico alla sessione quando possibile e fai in modo che la prima schermata corrisponda alla promessa del wrapper.

Utilizza batch separati quando hai bisogno di scansionare i totali per traccia o stanza. Se un batch serve l'intero programma, utilizzare il modulo di destinazione per acquisire volontariamente la scelta della sessione. QRCandy conta le scansioni con tempistica e geografia approssimativa, non con identità personale, quindi il feedback identificato deve provenire dalle informazioni che un partecipante sceglie di inviare nella pagina di destinazione.

Networking: assegna alla scansione un compito condiviso

Per un ricevimento o una pausa di networking, indirizza il codice a un'interazione leggera: una richiesta di discussione, una pagina di richiesta di riunione, un sondaggio dal vivo o una directory a cui i partecipanti hanno accettato di partecipare. Evita di indirizzare le persone alla home page dell'evento; raramente spiega cosa fare in quel momento.

Il lecca lecca cuore alla fragola è un volantino visibile elencato per gli eventi sulla sua pagina pubblicata. Se un lecca-lecca non si adatta al tono del programma, esplora il negozio completo e scegli un formato adatto all'impostazione. L’azione dietro il QR è più importante che forzare un prodotto in ogni momento della giornata.

Attivazioni degli sponsor: mantieni chiara la proprietà

Definisci chi possiede l'involucro, la destinazione, i dati e il follow-up prima di vendere o approvare un posizionamento di caramelle sponsorizzato. I partecipanti dovrebbero essere in grado di capire se stanno eseguendo la scansione del contenuto della conferenza o del contenuto dello sponsor prima di eseguire la scansione.

Un utile brief per lo sponsor include:

• l'esatto punto di distribuzione e la finestra prevista;
• l'unica call to action stampata sul wrapper;
• l'URL di destinazione e chi lo mantiene;
• i campi del modulo, la lingua del consenso e l'informativa sulla privacy, se vengono raccolti dati;
• la rendicontazione condivisa al termine del convegno; e
• la data in cui la destinazione verrà rivista o modificata.

Non promettere lead nominati dalla scansione QR stessa. Il rapporto di scansione copre conteggi, tempi e geografia approssimativa. Uno sponsor che desidera i dettagli di contatto ha bisogno di un modulo volontario nella sua destinazione e deve gestire tale modulo in modo appropriato.

Chiusura e follow-up: rendere intenzionali gli avanzi

Nella sessione di chiusura, il QR può portare a un sondaggio sull'evento, istruzioni per il certificato, diapositive, registrazioni o alla pagina di interesse per l'evento successivo. Scegline uno in base alla reale priorità dell'organizzatore. Una volta scaduta l'azione, reindirizzare lo stesso codice stampato a una risorsa sempreverde in modo che le caramelle rimanenti non portino a un modulo chiuso o a una pianificazione obsoleta.

Per i regali di benvenuto o un volantino più sostanzioso, confronta il quadrato di cioccolato al latte e le gommose vegane alla frutta. Entrambi sono confermati nel catalogo live, ma le relative pagine dei prodotti dovrebbero rimanere la tua fonte per i dettagli attuali del prodotto e le informazioni sugli ordini.

Costruisci il wrapper e la destinazione come un'unica esperienza

Il wrapper e la pagina di destinazione sono due metà della stessa istruzione. Utilizza questa sequenza di revisione prima di approvare la campagna:

1. Indica il vantaggio. Sostituisci "Scansionami" con un motivo specifico quando lo spazio lo consente: "Scansiona diapositive" o "Valuta questa sessione".
2. Abbina la prima schermata. Ripeti la promessa del wrapper nella parte superiore della destinazione in modo che i partecipanti sappiano che sono arrivati ​​correttamente.
3. Progetta per un telefono. Metti al primo posto l'azione promessa, riduci i campi non necessari e testa il flusso completo su un telefono.
4. Prova l'anteprima QR. Scansionala dall'anteprima del prodotto sullo schermo con più di un telefono prima di ordinare.
5. Pianifica la prossima destinazione. Registra chi reindirizzerà il codice e quando, soprattutto per orari, sondaggi in tempo reale e moduli che si chiudono.

Per un elenco di controllo più ampio sulla progettazione dell'involucro, la Guida QR Candy tratta contrasto, didascalie, trattamento del logo e test.

Pianifica le quantità per punto di contatto, non per presenza totale

Inizia con il percorso del partecipante ed elenca tutti i passaggi controllati. I pacchetti di registrazione possono essere destinati ai partecipanti registrati; le caramelle all'uscita dalla stanza dipendono dalla capacità della sessione e dal numero di sessioni; le ciotole di ricevimento sono meno controllate; i pacchetti di relatori o sponsor hanno i propri conteggi. Conserva un buffer solo dove ha un uso definito, come i pacchetti dello staff o il prossimo evento.

Non copiare una quantità da un'altra conferenza. I minimi di prodotto e i livelli di volume variano e le informazioni attuali si trovano nella pagina di ciascun prodotto. Crea l'ordine dal tuo piano touchpoint, quindi confrontalo con i livelli disponibili nel negozio. Controlla il tempo di consegna stimato della pagina e aggiungi il tuo tempo per l'approvazione interna, la revisione del progetto e la consegna alla sede.

Misura la conferenza senza esagerare

Assegna un nome ai batch in modo che il report rimanga comprensibile dopo l'evento: "Agenda di registrazione", "Traccia un feedback" e "Sondaggio di chiusura" sono più utili di "Batch 1". Aggiungi i parametri UTM agli URL di destinazione se desideri che le visite vengano visualizzate come una campagna distinta nella tua analisi web.

Per ogni batch, registra le unità distribuite con la massima precisione consentita dal trasferimento, il conteggio delle scansioni e l'azione completata dalla destinazione. Confronta i punti di contatto solo con il contesto: un trasferimento del personale legato al feedback della sessione è diverso da un ricevimento incustodito. L'obiettivo è un'utile linea di base interna, non un'affermazione universale sulla velocità di scansione. Il quadro dettagliato della misurazione è disponibile in come misurare il ROI dei prodotti promozionali.

Domande frequenti

A cosa dovrebbero collegarsi i codici QR delle caramelle per conferenze?

Link all'azione più utile per il passaggio preciso: un ordine del giorno al momento della registrazione, un modulo di valutazione dopo una sessione, una richiesta di networking durante un ricevimento o un sondaggio alla chiusura. Utilizza un'azione primaria per batch e fai in modo che il testo del wrapper corrisponda ad essa.

Ogni punto di contatto della conferenza dovrebbe utilizzare la stessa destinazione QR?

Di solito no. La registrazione, le sessioni, il networking e il follow-up hanno esigenze diverse dei partecipanti. Lotti separati rendono più chiare le istruzioni e i rapporti di scansione. Se una destinazione deve servire diversi punti di contatto, fai in modo che la prima schermata consenta ai partecipanti di scegliere rapidamente.

Uno sponsor può ricevere i dettagli di contatto dei partecipanti dalle scansioni?

Non dalla scansione stessa. QRCandy conta le scansioni con tempistica e geografia grossolana, non con identità personale. I dettagli di contatto richiedono un modulo volontario nella pagina di destinazione con opportuno consenso e informativa sulla privacy.

La destinazione può cambiare dopo la conferenza?

Sì. Il QR stampato punta a un collegamento reindirizzabile, quindi un'agenda, un sondaggio o un sondaggio scaduto possono essere sostituiti con una risorsa sempreverde senza modificare l'involucro.

Con quanto anticipo gli organizzatori dovrebbero ordinare le caramelle di marca?

Controlla il tempo di consegna stimato attuale sulla pagina del prodotto scelto, quindi aggiungi il tempo per le approvazioni interne, la revisione del wrapper, i test e la consegna in sede. Lavorare a ritroso dalla prima data di distribuzione anziché dalla data di chiusura della conferenza.