Brändätyt makeiset konferensseihin: järjestäjän pelikirja

Konferenssin brändättyjen makeisten pitäisi tehdä muutakin kuin täyttää kulhoja. Anna jokaiselle jakelupisteelle selkeä tarkoitus, kytke sen QR-koodi yhteen hyödylliseen seuraavaan askeleeseen ja päätä etukäteen, miten mittaat vastetta. Tämä pelikirja kytkee makeiset osallistujan matkaan tekemättä jokaisesta kosketuspisteestä samaa yleisluontoista mainosta.

Aloita konferenssin tavoitteesta

Valitse yksi päätehtävä ennen tuotteen tai kääresuunnittelun valintaa. Konferenssierä voi auttaa osallistujia löytämään ohjelman, kerätä sessiopalautetta, kutsua verkostoitumisaktiviteettiin, esitellä sponsorin sisältöä tai ohjata on-demand-sisältöön tapahtuman jälkeen. Kaikkien viiden toiminnon sijoittaminen yhden skannauksen taakse johtaa yleensä sekavaan, ylikuormitettuun kohteeseen.

Kirjoita jokaiselle suunnitellulle erälle yhden lauseen briiffi:

Kun osallistujat saavat tämän makeisen [kosketuspisteessä], he skannaavat siirtyäkseen [toimintoon], ja me mittaamme [tuloksen].

Esimerkki: "Kun osallistujat saavat tämän makeisen päätöspuheenvuoron jälkeen, he skannaavat täyttääkseen tapahtumakyselyn, ja me mittaamme kyseisestä erästä täytetyt kyselyt." Lause pakottaa jakeluhetken, kohteen ja mittarin täsmäämään keskenään.

Jos haluat kerrata uudelleenohjattavat kohteet ja skannausraportoinnin, lue täydellinen opas makeisten QR-koodeihin ennen kampanjan rakentamista.

Kytke brändätyt makeiset konferenssin kulkuun

Ilmoittautuminen: ratkaise ensimmäisen tunnin käytännön ongelma

Ilmoittautuminen on vilkas luovutuspiste, joten QR-kohteen tulee auttaa heti. Linkitä mobiiliohjelmaan, tilakarttaan, Wi-Fi-ohjeisiin tai sivulle, jolla osallistujat kokoavat oman aikataulunsa. Laita sama lyhyt ohje QR-koodin viereen ja ilmoittautumistiimin repliikkeihin: "Skannaa päivän ohjelma" on selkeämpi kuin ympäripyöreä brändi-iskulause.

Taskuun mahtuva muoto, kuten ksylitoliminttupussi, sopii nimikorttipakkauksen sisään. Tuotesivu on aina ajantasaisin lähde sen tuotetiedoille, tilausvaihtoehdoille ja arvioidulle toimitusajalle; käytä näitä tietoja, kun suunnittelet määriä ja aikatauluja.

Sessiosalit: kysy yksi kohdennettu kysymys

Sijoita makeiset uloskäynnille sisäänkäynnin sijaan, kun kohteena on session arviointilomake. Ajoitus tekee toiminnasta ymmärrettävän: osallistujat ovat juuri kuulleet session ja voivat vastata sen ollessa tuoreessa muistissa. Pidä lomake lyhyenä, nimeä sessio automaattisesti kun mahdollista ja sovita ensimmäinen näyttö kääreen lupaukseen.

Käytä erillisiä eriä, kun tarvitset skannausmäärät raiteittain tai saleittain. Jos yksi erä kattaa koko ohjelman, kerää sessiovalinta vapaaehtoisesti kohteen lomakkeella. QRCandy kirjaa skannaukset ajoituksineen ja karkeine sijainteineen, ei henkilöllisyyttä, joten tunnistettu palaute voi tulla vain tiedoista, jotka osallistuja itse päättää lähettää kohdesivulla.

Verkostoituminen: anna skannaukselle yhteinen tehtävä

Ohjaa koodi vastaanotolla tai verkostoitumistauolla yhteen kevyeen vuorovaikutukseen: keskustelunavaukseen, tapaamispyyntösivulle, live-äänestykseen tai hakemistoon, johon osallistujat ovat suostuneet liittymään. Vältä ihmisten ohjaamista tapahtuman kotisivulle; se selittää harvoin, mitä juuri sillä hetkellä pitäisi tehdä.

Mansikkasydäntikkari on näkyvä jaettava, joka on listattu tapahtumakäyttöön tuotesivullaan. Jos tikkari ei sovi ohjelman sävyyn, selaa koko valikoimaa ja valitse tilanteeseen sopiva muoto. QR-koodin takana oleva toiminto on tärkeämpi kuin yhden tuotteen tunkeminen päivän jokaiseen vaiheeseen.

Sponsorien aktivoinnit: pidä omistajuus selkeänä

Määritä, kuka omistaa kääreen, kohteen, datan ja jälkiseurannan, ennen kuin myyt tai hyväksyt sponsoroidun makeissijoittelun. Osallistujien tulee pystyä erottamaan ennen skannausta, skannaavatko he konferenssin vai sponsorin sisältöä.

Hyödyllinen sponsoribriiffi sisältää:

• tarkka jakelupiste ja arvioitu ajankohta;
• yksi kääreeseen painettu toimintakehotus;
• kohdeosoite (URL) ja sen ylläpitäjä;
• lomakekentät, suostumusteksti ja tietosuojailmoitus, jos tietoja kerätään;
• konferenssin jälkeen jaettava raportointi; ja
• päivämäärä, jolloin kohde tarkistetaan tai vaihdetaan.

Älä lupaa tunnistettuja liidejä itse QR-skannauksesta. Skannausraportti kattaa lukumäärät, ajoituksen ja karkean sijainnin. Yhteystietoja haluava sponsori tarvitsee vapaaehtoisen lomakkeen kohteeseensa ja vastaa sen asianmukaisesta käsittelystä.

Päätös ja jälkiseuranta: tee ylijäämästä tarkoituksellista

Päätöstilaisuudessa QR voi johtaa tapahtumakyselyyn, todistusohjeisiin, dioihin, tallenteisiin tai seuraavan tapahtuman kiinnostussivulle. Valitse yksi järjestäjän todellisen prioriteetin mukaan. Kun tämä toiminto vanhenee, ohjaa sama painettu koodi uudelleen pysyvään resurssiin, jottei jäljelle jäänyt makeinen johda suljettuun lomakkeeseen tai vanhentuneeseen aikatauluun.

Tervetuliaiskasseihin tai isompaan jaettavaan sopivat maitosuklaaneliö ja vegaaniset hedelmäkumit. Molemmat löytyvät ajantasaisesta valikoimasta, mutta niiden tuotesivujen tulee pysyä lähteenä ajankohtaisille tuote- ja tilaustiedoille.

Rakenna kääre ja kohde yhdeksi kokemukseksi

Kääre ja aloitussivu ovat saman ohjeen kaksi puoliskoa. Käy tämä tarkistusjärjestys läpi ennen kampanjan hyväksymistä:

1. Kerro hyöty. Korvaa "Skannaa minut" konkreettisella syyllä, kun tilaa on: "Skannaa diat" tai "Arvioi tämä sessio".
2. Vastaa ensimmäisellä näytöllä. Toista kääreen lupaus kohteen yläreunassa, jotta osallistujat tietävät päätyneensä oikeaan paikkaan.
3. Suunnittele puhelimelle. Nosta luvattu toiminto ensimmäiseksi, karsi turhat kentät ja testaa koko kulku puhelimella.
4. Testaa QR-esikatselu. Skannaa se näytöllä näkyvästä tuotteen esikatselusta useammalla kuin yhdellä puhelimella ennen tilaamista.
5. Suunnittele seuraava kohde. Kirjaa, kuka ohjaa koodin uudelleen ja milloin – erityisesti aikataulujen, live-äänestysten ja sulkeutuvien lomakkeiden osalta.

Laajemman kääresuunnittelun tarkistuslistan tarjoaa täydellinen opas makeisten QR-koodeihin: se käsittelee kontrastia, kuvatekstejä, logon käsittelyä ja testausta.

Suunnittele määrät kosketuspisteittäin, älä osallistujien kokonaismäärän mukaan

Aloita osallistujan matkasta ja listaa jokainen hallittu luovutus. Ilmoittautumispaketit voi mitoittaa rekisteröityneille osallistujille; sessiosalien uloskäyntien makeiset riippuvat sessioiden kapasiteetista ja määrästä; vastaanottokulhot ovat vähemmän hallittuja; puhuja- ja sponsoripaketeilla on omat lukunsa. Pidä puskuria vain siellä, missä sillä on määritelty käyttö, kuten henkilöstöpaketit tai seuraava tapahtuma.

Älä kopioi määrää toisesta konferenssista. Tuotteiden vähimmäismäärät ja volyymiportaat vaihtelevat, ja ajantasaiset tiedot löytyvät kunkin tuotteen sivulta. Rakenna tilaus kosketuspistesuunnitelmasi pohjalta ja vertaa sitä sitten kaupan tarjoamiin portaisiin. Tarkista sivun arvioitu toimitusaika ja lisää siihen oma aikasi sisäiselle hyväksynnälle, suunnittelun tarkistukselle ja toimitukselle tapahtumapaikalle.

Mittaa konferenssia liioittelematta

Nimeä erät niin, että raportti on ymmärrettävä vielä tapahtuman jälkeenkin: "Ilmoittautumisen ohjelma", "Raiteen A palaute" ja "Päätöskysely" ovat hyödyllisempiä kuin "Erä 1". Lisää kohdeosoitteisiin UTM-parametrit, jos haluat käyntien näkyvän erillisenä kampanjana verkkoanalytiikassasi.

Kirjaa jokaisesta erästä jaettujen yksiköiden määrä niin tarkasti kuin luovutustapa sallii, skannausten määrä ja kohteessa suoritettu toiminto. Vertaa kosketuspisteitä vain kontekstin kanssa: sessiopalautteeseen sidottu henkilökunnan luovutus on eri asia kuin valvomaton vastaanottokulho. Tavoite on hyödyllinen sisäinen vertailutaso, ei yleispätevä väite skannausosuudesta. Yksityiskohtainen mittauskehikko löytyy artikkelista promootiotuotteen ROI:n mittaaminen.

UKK

Mihin konferenssimakeisten QR-koodien tulisi ohjata?

Ohjaa kutakin luovutushetkeä hyödyttävään toimintoon: ohjelmaan ilmoittautumisessa, arviointilomakkeeseen session jälkeen, verkostoitumiskehotteeseen vastaanotolla tai kyselyyn päätöstilaisuudessa. Käytä yhtä ensisijaista toimintoa erää kohden ja sovita kääreteksti siihen.

Pitäisikö jokaisessa konferenssin kosketuspisteessä käyttää samaa QR-kohdetta?

Yleensä ei. Ilmoittautumisessa, sessioissa, verkostoitumisessa ja jälkiseurannassa on erilaiset osallistujien tarpeet. Erilliset erät selkeyttävät sekä ohjeistusta että skannausraportointia. Jos yhden kohteen on palveltava useaa kosketuspistettä, anna osallistujien valita nopeasti heti ensimmäisellä näytöllä.

Voiko sponsori saada osallistujien yhteystiedot skannauksista?

Ei itse skannauksesta. QRCandy kirjaa skannaukset ajoituksineen ja karkeine sijainteineen, ei henkilöllisyyttä. Yhteystiedot edellyttävät vapaaehtoista lomaketta kohdesivulla, jossa on asianmukainen suostumus ja tietosuojatiedot.

Voiko kohde muuttua konferenssin jälkeen?

Kyllä. Painettu QR osoittaa uudelleenohjattavaan linkkiin, joten vanhentunut ohjelma, äänestys tai kysely voidaan korvata pysyvällä resurssilla käärettä vaihtamatta.

Kuinka aikaisin järjestäjien kannattaa tilata brändätyt makeiset?

Tarkista valitun tuotteen sivulta nykyinen arvioitu toimitusaika ja lisää siihen aikaa sisäisille hyväksynnöille, kääreen tarkistukselle, testaukselle ja toimitukselle tapahtumapaikalle. Laske taaksepäin ensimmäisestä jakelupäivästä, älä konferenssin päätöspäivästä.